TOP 5 des bonnes raisons de parler d’un cadrage avant un projet informatique

 

La logique de « cadrage » avant de réaliser un projet est une étape qui se retrouve dans de nombreux métiers où un ouvrage est à mettre en œuvre. Bien souvent sous-estimée, décriée, elle apparaît en réalité une étape clé pour assurer la réussite du projet.

 

Raison 1 – Un client accompagné dès le début est un client qui s’écoute

 

En premier lieu, cette étape nous permet de prendre du temps avec nos clients pour échanger sur la base : qu’est-ce qu’un projet ? L’approche se veut sans prétention aucune, l’idée est de partager une vision commune.

En tant que maître d’œuvre, l’intégrateur doit cerner parfaitement les enjeux et objectifs du projet : pourquoi déployer un CRM ? Quelles en sont les raisons et le déclencheur ? Quels sont les résultats attendus ?

En tant que client, ce dernier doit prendre conscience de son rôle dans la démarche et mieux cerner les leviers qu’il aura à activer si nécessaire : Quels sont les impacts potentiels sur le quotidien, pendant et après le projet ?  Comment mesurer la transition vers les nouveaux usages que va entraîner le déploiement de la solution ? Comment accompagner les collaborateurs à cette transition ? Les besoins sont-ils bien alignés avec la stratégie de l’entreprise ?…

Client et intégrateur, nous travaillons ensemble sur la découverte des 20 % des besoins qui généreront 80 % de valeur ou encore sur le retour sur investissements attendu. Tout comme l’adoption, ce sont des exemples d’indicateurs qui définissent à terme qu’un projet est une réussite.

Enfin, nous concevons le cadrage comme un réel moment d’écoute, partagé par tous les acteurs de l’entreprise touchés par le projet.

 

Raison 2 – Partir de la direction pour arriver aux équipes opérationnelles : comprendre le terrain

 

Une phase de cadrage se déroule souvent en immersion chez le client. Chez Manelto, dans le cadre par exemple d’un projet CRM, nous mettons en place des « interviews » en tête à tête, avec un ou plusieurs représentant de chacune des branches de la société (comptabilité, commerce, marketing, direction…) afin de bien comprendre les enjeux de la relation client qui touche une grande partie des acteurs de l’entreprise.

Ces interviews sont le moment d’évoquer le métier, de comprendre le quotidien et de voir émerger petit à petit les axes d’améliorations prioritaires sur lesquels va pouvoir jouer le projet CRM.

Ces axes identifiés seront ensuite des leviers sur lesquels appuyer dans la phase de conduite de changement.

Il est important pour nous de cerner clairement ces leviers, mais il est essentiel que toutes les parties intervenantes chez le client les partagent, d’où la nécessité pour nous de rencontrer les personnes opérationnelles et de « confronter » leur vision à la vision plus stratégique et organisationnelle de la direction.

Car même si c’est bien cette dernière qui impulse le projet, c’est bien l’adoption du projet auprès des personnes sur le terrain qui garantit sa réussite.

 

Raison 3 – Avoir une vision du projet, « mais pas seulement »

 

Aujourd’hui, le système d’information est le reflet de la société : de très (trop ?) nombreuses sollicitations, depuis de très nombreux canaux, de plus en plus déstructurées et entrainant vite un silotage de l’information pour ne pas être dépassé.

Pourtant, la valeur réelle se trouve dans le partage de l’information, dans la mutualisation des expériences et dans la vision commune d’un historique d’activité.

C’est encore plus vrai pour un projet de déploiement de CRM, où la centralisation des informations devient un enjeu majeur dans la qualité de sa relation client (et donc dans la pérennité de son activité). Nous avons une démarche de vision globale du système d’information. L’idée n’est pas de « piquer » le travail de nos partenaires (comme je répète souvent : chacun sa spécialité et les clients seront mieux servis) mais plutôt de bien comprendre les actions à prévoir pour garantir à court et long terme les échanges et les interactions que les solutions auront entre-elles.

En cela, nous participons souvent à l’élaboration avec nos clients de leur Roadmap sur plusieurs années. Nous les accompagnons parfois, via notre expérience, à mettre des « mots techniques » sur un sujet ou les orienter vers la solution adéquates (« un CRM n’est pas fait pour mettre des documents, une GED oui », ou encore « un CRM, ce n’est pas un ERP » …citations de Julien Lemoine, que je partage bien-sûr 😊).

Enfin, sur cette recherche de la vision élargie, un cadrage nous permet de définir un découpage précis des étapes et des priorités à leur donner.

Donc, déjà à cette étape, le client sait où il va et pourquoi il y va. Il suffit ensuite de le convaincre de la faisabilité. On POC ?

 

Raison 4 – Suffisamment de matière pour une démonstration

 

Note : afin de respecter les clichés existant sur l’informaticien, la phrase ci-dessous contient 3 anglicismes.

La phase de cadrage nous a permis de rassembler des données, de confirmer les objectifs, d’identifier les leviers mais également de détecter les « quick win », ces fameux « must have » qu’un client doit disposer pour démarrer le projet et le réussir. Arrive alors le POC, Proof of Concept, appelée encore la phase de démonstration.

Quoi de mieux qu’une étape de démonstration sur-mesure pour se faire une idée des possibilités de la solution mais surtout de la compréhension que l’intégrateur a des attentes du client, de son métier… ?

Chez Manelto, la phase de démonstration arrive en fin de phase de cadrage. Elle se déroule souvent de la sorte :

• La première partie de la réunion, nos consultants restituent leur compréhension de l’analyse. Autrement dit, sujet par sujet, nous évoquons l’état des lieux et les problématiques identifiées, nous abordons les axes d’améliorations et les leviers qui vont nous permettre de les mettre en œuvre. Nous partageons et débattons autour de ce point de vue avec tous les participants au cadrage.
• Ensuite, vient la démo sur un environnement réel (mais non fonctionnel à 100%), au look du client, avec ses données et qui reflète son métier et ses attentes.

 

Enfin, la dernière partie de la réunion est dédiée à la présentation de la feuille de route imaginée : nombre d’étapes, quels sujets étape par étape et par priorité, quelle organisation imaginée pour quel budget/délai… A ce stade, nous construisons le projet.

 

Raison 5 – Faire ou non le projet, mais en sachant pourquoi

 

Fin du cadrage, le client a dans ses mains tout pour choisir : un état des lieux de sa société sur les sujets abordés, les axes d’améliorations imaginés, la priorisation des étapes, leur coût et leur délai… Le tout présenté à partir d’une démonstration qui lui ressemble.

Il peut donc sereinement choisir de poursuivre le projet, ou tout simplement choisir une autre solution tout en disposant des résultats de cette phase d’analyse : la note de cadrage !

Si cette démarche de cadrage vous questionne ou si vous hésitez sur la faisabilité d’un projet, il est temps d’en parler ! Ou tout simplement d’écouter nos clients en parler… C’est par ICI