Power BI – Comment déployer des indicateurs de pilotage efficaces ?
Sujet qui paraît une évidence, suivre la performance de son entreprise n’est pas pour autant chose simple. Même si tous s’accordent à dire qu’il est essentiel de disposer de tableaux de bord, d’indicateurs de suivis… peu d’entreprises disposent d’une vision claire, simple et pragmatique qui est essentielle afin de ne pas piloter « à vue ».
Porte ouverte enfoncée, comment définir un pilotage efficace et le mettre en œuvre ? Quelles sont les étapes et solutions qui permettent aux entreprises de disposer des bonnes informations au bon moment, ni trop ni pas assez, leur permettant de prendre leurs décisions en connaissance de cause ?
Piloter … de quoi parle-t-on ?
« Piloter » son entreprise peut prendre de nombreuses définitions… Suivre la santé financière ? Analyser la bonne performance des équipes ? Vérifier que les ventes réalisées correspondent toujours au marché cible ? Afin d’anticiper les problématiques (de trésorerie, de satisfaction client, de montée en charge…) l’idée générale est de disposer de suffisamment d’informations pertinentes afin de prendre la décision de manière éclairée. J’ai choisi d’analyser ce point sous 3 axes majeurs que nous retrouvons à presque chacune de nos interventions : l’axe commercial, l’axe client (satisfaction) et l’axe « chiffre », très financier. De manière plus générale, chacun des indicateurs retenus pour piloter son entreprise doit répondre à plusieurs critères, dont certains sont garants de la réussite :
- Pertinent
- Ces indicateurs doivent rapidement donner une information utile à l’action
- Lisible
- Rien de plus inutile que de mettre en place un graphique sur 3 axes représentant le croisement de 4 valeurs si derrière l’utilisateur doit passer 1h à l’analyser afin d’en extraire l’information dont il a besoin. Le maître mot : la simplicité !
- Des données qualitatives
- Comme tout bon déploiement de solution informatique, quand un chef d’entreprise souhaite analyser l’état de santé de sa société, si les données saisies à l’origine ne sont pas bonnes ou mal saisies, le résultat ne sera pas bon ou mal interprété.
En synthèse, des données à jour, des indicateurs pertinents, faciles d’accès, ni trop ni pas assez : la recette d’un tableau de bord efficace et utile !
Vision commerce
Côté commerce, il est essentiel de piloter son activité. En fonction du secteur, nous retrouvons de nombreux indicateurs, des indicateurs quantitatifs (nombre de clients visités chaque semaine, temps moyen passé par visite, nombre de rendez-vous pris…) comme des indicateurs plus qualitatif (pourcentage de rendez-vous transformés en devis, taux de proposition aboutie…).
L’idée ici est de permettre aux utilisateurs de disposer rapidement des informations dont ils ont besoin, en fonction de leur profil.
Le tableau de bord d’un directeur commercial, qui regroupe des informations globales sur la performance de son équipe, ne ressemble pas au tableau de bord du collaborateur, plus organisé autour de son quotidien et des besoins immédiats de données. Nous avons l’habitude de dire qu’un bon tableau de bord doit afficher à l’utilisateur « ce qu’il doit savoir et ce qu’il doit faire », dans sa journée et en fonction de son profil et de ses accès
Vision client
La satisfaction client (de manière plus générale, la vision client) est essentielle à mesurer. Un défaut de qualité, des erreurs de communications fréquentes… le mal est fait. Et toutes ces erreurs non maîtrisées, non suivis, sont autant d’écueils pouvant coûter cher à l’entreprise en efforts afin d’inverser cette tendance.
Le Net Promoter Score représente bien la satisfaction client, car un client prêt à parler d’une marque et la recommander est un client satisfait. Mais cette mesure n’est plus unique, et la vision que le client a de votre société se trouve souvent être l’agrégat d’un ensemble de mesures qui vivent en parallèles (délai d’attente, taux de rétention, nombre et typologie d’appel…), d’où la nécessité d’être en mesure facilement de les centraliser… Power BI ?
Vision financière
Piloter les finances de son entreprise ne se résume pas à suivre son CA (ou pire, suivre uniquement sa trésorerie).
Contrôle budgétaire (écart budget / réalisé), budget ajusté au réalisé, chiffre d’affaire facturé et restant à facturer, pipe commercial estimé et pondéré… Capter ces indicateurs permet de mettre en évidence une sortie de route, justifier cet écart et pouvoir rétablir la situation. Le suivis des objectifs est bien-entendu tout aussi pertinent que le suivis des écarts de charges.
Réaliser un tableau de bord qui vient centraliser les bonnes informations et indicateurs correspond à mettre en place un véritable outil qui est le reflet des enjeux et de l’activité de l’entreprise.
Comment fait-on ?
Souvent identifiés à la suite d’une phase de cadrage et d’analyse accompagné d’expert en pilotage, tous ces indicateurs (classés par métiers, par service, par besoin…) doivent être mis en application de manière simple et partagés à tous, en fonction des droits de chacun.
Power BI est LA solution de traitement de ces informations et de restitution des données. Puissante, facilement paramétrable, Power BI est une solution complètement et intuitivement intégrée dans l’écosystème des solutions Microsoft.
Retourner à l’origine : la donnée
Première étape, trouver l’origine des données qui permettent d’extraire un ou plusieurs de ces indicateurs. Quelles sont les sources ? Sont-elles fiables ? Ces données sont-elles toutes à prendre en compte ?
Quand toutes les sources sont identifiées, les données sont intégrées et rapprochées (autrement dit, elles sont centralisées à un endroit puis traitées pour être homogénéisées, unifiées…). Le résultat de cette étape est l’agrégation de données provenant de sources parfois complètement différentes mais qui, cumulées entre-elles, trouvent du sens métier.
Ex. La notion de client est stockée dans l’ERP, avec ses facture et ses préférences de livraison, mais également dans le CRM, avec ses préférences de contact, puis dans la solution de gestion de projet, avec le temps passé par collaborateur concernant le client…. Mais finalement, ce que je souhaite piloter, c’est bien un peu de tout ça : le client.
Dans l’écosystème Microsoft, les solutions en capacité de traiter de la données disposent toutes de connecteurs puissant permettant de réaliser facilement cette première étape d’intégration de données.
A l’aide de solution Microsoft comme Data Flow, Power Query ou encore Data Factory, nous sommes en mesures de récupérer de très nombreuses données provenant de sources différentes (exemple un site Web, des fichiers CSV, une ancienne base de données, un ERP existant…) puis d’agréger toutes ces informations dans une base commune. Cette base reflète donc une synthèse des données intégrées.
Enfin, ces solutions d’intégration permettent également de réaliser une première étape de filtre qualitatif des données.
Donner du sens métier – Répondre aux besoins
Les données étant agrégées, centralisées, il faut maintenant les faire parler ! C’est à ce moment-là du traitement qu’interviennent les solutions permettant de créer des calculs, des mesures, d’agréger des informations qui ont du sens ensemble. Prenons un exemple chez Manelto…
- En tant que responsable commercial, j’ai besoin de piloter entre-autre chose un chiffre d’affaire. Mais ce CA ne se résume pas à un ensemble de factures émises… Par exemple, une prestation est facturée en plusieurs jalons. Autrement dit, une facture ne représente souvent que 25% d’une prestation globale (prestation qui est signée par le client et dont je suis certain qu’elle va tomber avant la fin d’exercice).
- Dans ce cas précis, j’ai besoin de cumuler le réel facturé avec cette projection ferme de facturation, deux informations stockées à deux endroits et sous deux formats différents
- A cela, je vais ajouter la récurrence (autrement dit, les abonnements mensuels vendus aux clients), que je souhaite « projeter » automatiquement sur le reste de l’exercice
Résultat : je dois obtenir à la fin des traitements une table de données intitulée « Chiffre d’affaire », qui regroupera de manière intelligente toutes ces informations, sans avoir besoin de me soucier de l’origine, du format initial, des rapprochements…).
Restituer l’information
Arrivé à cette étape, nous avons à notre disposition « un cube » de donnée, autrement dit une vue restreinte, concise mais intelligente des données de l’entreprise.
Cette chose est appelée un « cube » de donnée car un cube possède 3 dimensions, ce qui traduit le concept d’être en mesure d’analyser les données selon plusieurs axes, les dimensions (exemple d’axe : la période, la typologie de client, la famille de produit…).
Maintenant, il faut donner la possibilité à l’utilisateur d’exploiter facilement cette information. Power BI met à disposition des utilisateurs, si le souhait est de laisser la main, tout un ensemble de modules de reporting, graphiques, listes de données… entièrement dynamiques et nativement prévus pour être accessibles en mobilité. Chacun des composants d’un rapport Power BI est lié aux autres. Cette puissance permet d’exploiter au mieux la logique de reporting croisée permise par le cube de données.
Prochaine étape ?
Très souvent, le besoin de mettre en place ce genre de solution provient d’un constat de manque de visibilité, le souhait est ensuite d’intervenir en urgence… Mauvaise idée.
Ce genre de sujet se traite en prenant du recul, en analysant autant les souhaits de la direction que les remontées du terrain. Aujourd’hui, nos sociétés ne manquent pas de données… Le plus complexe est d’en extraire l’utile.
Chez Manelto, nous intervenons très souvent après une période (accompagnée ou non) de réflexion sur le pilotage de l’entreprise, car c’est après cette période que les enjeux et objectifs sont posés, nous permettant d’analyse les indicateurs à mettre en place.
Ensuite, en fonction du client, nous réalisons cette intégration de données, son traitement et la mise à disposition du cube. Nous allons également jusqu’à réaliser tableaux de bord et rapports, car ils sont souvent l’extension naturelle de nos intégrations de solutions métier (ex. Les tableaux de bords et rapport Power BI sont complètement intégrés aux écrans du CRM Dynamics de Microsoft).
Et comme toujours, nous déployons ces solutions avec le même triptyque en tête : + de collaboratif, + de fluidité, + d’efficacité !
