Comment utiliser les solutions Microsoft pour optimiser son pilotage ?

Piloter son activité, suivre ses chiffres et son avancement par rapport à un objectif, anticiper les sorties de route… C’est une évidence, sur le papier. La réalité est souvent plus complexe :

• Les données sont souvent réparties sur de nombreux systèmes
• Elles n’ont pas nécessairement une cohérence évidente entre elles
• Les données ne sont pas toujours à jour
• Etc. …

Le résultat ? Un temps conséquent à passer en consolidation, souvent au dernier moment.

Comment les solutions Microsoft vous permettent d’anticiper ces problématiques ? Comment vous permettent-elles au quotidien de piloter au plus proche votre activité ?

On en parle sur un exemple concret ?

 

Un peu de vocabulaire, un peu de contexte

Bien-sûr, les solutions Microsoft ne font pas le bilan à votre place… Nous allons voir comment elles vous permettent d’avoir toujours une vision claire et en temps réel de votre activité.

Et pour être transparent, nous allons dérouler cet article en vous présentant notre propre pilotage.

Chez Manelto, nous avons plusieurs KPI, plusieurs indicateurs de performance et bonne santé de l’entreprise. Côté CA, nous pilotons 3 points :

 

 

 

• Un pipe commercial
  • Les affaires à signer. Une vision du potentiel CA que nous imaginons réalisé grâce aux dossiers que nous avons en prospection

 

 

 

 

 

 

 

•  Une facturation réalisée
  • Ici, nous parlons des factures émises car le travail est réalisé

 

• Une facturation prévisionnelle
  • Enfin, dernier indicateur primordial, les dossiers signés que nous sommes en cours de réalisation (et qui donneront donc une facturation ultérieure)

Ces 3 indicateurs nous permettent d’estimer précisément un chiffre d’affaire qui sera réalisé en fin d’exercice.

 

Le quoi ?

Notre CRM regroupe l’essentiel de nos données clients. De la même manière, il nous permet de piloter les affaires à suivre et les prospects à transformer.

Grâce à des indicateurs de temps (quand le projet est susceptible de tomber) et des indicateurs de budget (à quel CA potentiel correspond l’affaire), nous pouvons estimer une valeur d’atterrissage dans le temps.

Un dernier indicateur, la fermeté de l’affaire, autrement dit « le nez » du commercial. Cet indicateur (qui chez nous prend la forme d’un pourcentage de chance de signer) nous permet de rendre le plus réel possible le chiffre final, en pondérant le CA potentiel par rapport à cet indicateur de fermeté.

 

 

Ces trois indicateurs se retrouvent au niveau des opportunités de notre CRM.

 

 

Nos commandes, dont un rappel est placé dans le CRM, nous permettent de visualiser rapidement le reste à facturer sur jalons, autrement dit avec une date de facturation.

La partie facturation est répartie entre le CRM et SharePoint, notre portail collaboratif. Générées automatiquement depuis le CRM, elles viennent être  déposées dans SharePoint à l’aide de Power Automate qui récupère les informations nécessaires à leur traitement.

 

Et Power Automate, ce n’est que du « low code » comme dirait Microsoft.

 

 

 

 

Le comment ?

Toutes ces données et documents sont traitées, rangées, indexées pour être recherchées facilement. Maintenant, nous avons besoin de faire parler ces données, leur donner du sens en liant les informations entre elles.

Pour cela, nous utilisons Power BI, la solution de Reporting intelligent de Microsoft.

Facilement connecté aux autres solutions, Power BI nous permet d’agréger les données et nous rend rapidement un tableau de bord précis.

Tout d’abord, le travail est porté sur « le cube » de données. Autrement dit, l’agrégation des données entre-elles et la cohérence : un enregistrement client CRM correspond à quoi dans SharePoint ? Et dans notre solution Marketing ?…

Quand les données sont identifiées, nous réalisons des transformations (des unions de données, des filtres, des regroupements…) afin de facilité la lecture du « nouveau » modèle de données.

      

 

Le travail est fait une fois, en amont de la mise à disposition de ces données pour les rapports.

Ensuite vient la partie Reporting. Les besoins étant exprimés, nous réalisons des tableaux de bords dynamiques, qui s’adaptent en temps réel et nous permettent d’aborder les données sous différents prismes.

• Quel CA ai-je fait avec ce client ?
• Quel produit est le plus rentable ?
• Quel est la fréquence d’achat moyenne de nos clients… ou quel produit est le plus populaire dans cette typologie de client

Toutes ces questions trouvent réponses facilement dans un tableaux de bord multicritères.

Ces tableaux de bords et indicateurs sont disponibles en SaaS, autrement dit partout et tout le temps (mobilité comprise).

 

 

Pour aller au bout de l’exercice, nos charges réelles sont téléchargées depuis la banque pour atterrir directement dans notre SI.

Grâce à Power BI, nous interprétons ces données à travers une classification de typologie de charge.

Le rapprochement des charges réelles et des indicateurs de CA nous permette d’estimer en temps réel et précisément le résultat d’exploitation attendu.

 

Pour aller plus loin

Bien sûr, notre pilotage ne s’arrête pas à cette vision chiffre d’affaire versus charges…

Nos collaborateurs saisissent naturellement le temps passé sur tel sujet pour tel client en utilisant les plages horaires de leur agenda Outlook.

Grâce à Power Automate et Power BI, nous récupérerons ces informations dans le modèle de données centralisé. Les informations de commande étant déjà présentes dans ce modèle, il est simple ensuite de suivre précisément la rentabilité d’une affaire, à l’euro près !

Et nous avons de nombreux autres exemples à vous présenter… La Power Plateforme de Microsoft regroupe des outils puissants qui sont utilisés comme accélérateurs pour nous permettent de répondre rapidement aux besoins des clients (applications, Reporting, flux de travail automatisés…).

 

Et pour vous ?

Grâce aux solutions Microsoft, chaque besoin trouve une solution à travers un ou plusieurs modules. De la saisie de temps au pilotage de la rentabilité, du suivis d’activité d’une équipe commercial à l’atterrissage, les outils Microsoft nous permettent d’équiper nos clients de solutions facile, rapidement exploitable, mobiles et en constante évolution.

Si vous souhaitez en savoir plus, nous réalisons des mini-audit des systèmes d’informations de nos clients. Cette phase nous permet de recenser les besoins, les attentes des utilisateurs et nous donnent rapidement une idée de l’effort à fournir pour amener immédiatement une forte valeur ajoutée.

Je me tiens à votre disposition pour échanger sur vos retours d’expérience….

Comment vous pilotez votre activité ? Comment Microsoft pourrait vous aider à rendre ce pilotage plus dynamique ?