Microsoft Teams, c’est bien… Mais concrètement c’est quoi ?

 

Microsoft Teams, tout le monde en parle. Mais qu’apporte la solution de Microsoft au quotidien ?

Quelle est la meilleur approche pour tester et déployer Microsoft Teams ?

 

Nous entendons beaucoup parler de Microsoft Teams… Microsoft fait même de la publicité sur des médias généralistes depuis quelques temps concernant sa plateforme.

Mais par expérience, nous rencontrons encore de nombreuses personnes qui ne savent pas réellement définir ce qu’est Teams et à quoi peut servir cette solution. Une messagerie instantanée ? Un outil de calendrier ? Un outil de visioconférence ? Une solution de partage de documents ? Ou tout à la fois ?

Par l’expérience de cas concrets, nous allons lister de manière non exhaustive les bénéfices que peut apporter au sein d’une entreprise le déploiement de Teams. Nous aborderons également le comment, car déployer une telle solution semble facile mais nécessite à notre sens une approche particulière.

 

Quelques définitions, quelques chiffres

 

Nous ne travaillons plus aujourd’hui comme nous le faisions il y a 10 ans. Les méthodes de travail évoluent, tout comme les attentes du marché, des collaborateurs, … Se transformer (ou plutôt s’adapter) est une nécessité mais devient un exercice difficile car fréquent.

Le message de la transition technologique est passée (cette nécessité de modernisation est aujourd’hui dans toutes les têtes). L’accent est désormais porté sur l’usage, que ce soit pour les collaborateurs internes d’une entreprise que pour ses clients. « Facile d’utilisation, accessible partout, regroupant les bonnes informations au bon moment… » sont des besoins que nous rencontrons au quotidien.

La logique de Digital Workplace, qui permettrait de mettre à disposition toute la logique d’informations et d’applications métiers d’une organisation au sein d’une plateforme commune, est une cible pour de nombreux éditeurs. Cible difficilement réalisable, vu la complexité des spécificités propres à chaque organisation. Microsoft fait un grand pas vers cette cible en proposant Teams, brique d’Office 365, véritable pivot entre RSE, applications métiers de l’entreprise et centralisation des recherches d’informations.

Teams est le Hub de Microsoft, un espace de travail collaboratif qui regroupe les informations (data, documents, voix…) et les outils (visioconférence, gestion de tâches, recherche ou encore partage d’écran…) qui sont nécessaires au travail en équipe.

Cet espace collaboratif se découpe en fonction de votre contexte, par exemple par équipe (d’où le nom de « Teams ») et permet de structurer simplement les échanges et informations grâce à des canaux, les « sous » thèmes. Ensuite, viennent se connecter (par exemple sous forme d’onglets) les solutions métiers telles que l’ERP, le CRM, les outils de planification, le suivis des réclamations du client… pour fournir aux utilisateurs toutes les datas et fonctionnalités dont ils ont besoin pour échanger, partager et trouver la bonne information.

En termes de chiffres, Microsoft Teams bat tous les records chez l’éditeur.

• 700 % de croissance sur 3 ans : la plus forte croissance du nombre d’utilisateur sur une même période toute solution Microsoft confondue (Windows inclue)
• Mars 2019 : 500 000 utilisateurs…. Novembre 2019 : 20 Millions d’utilisateurs (actifs)
  • Ces chiffres s’expliquent en partie par le remplacement progressif de Skype Business par Teams (SB est très utilisé en entreprise) et par le fait que Teams est un des nombreux outils de la suite Office 365 (qui en novembre 2019 comptait 200 Millions d’utilisateurs payant…)
• Entre 2 et 3 mises à jour par mois (concernant des ajouts de fonctionnalités)
• Un panel énorme de connecteurs à d’autres solutions, qu’ils soient Microsoft ou non
  • Et si vous ne trouvez pas votre bonheur, Microsoft Teams vous permet de réaliser vos propres connecteurs, vos propres applications

Microsoft Teams n’a que peu de comparaison possible sur le marché, tant son panel fonctionnel est large et continue à se développer (et j’ai choisis de ne pas mettre l’éternel graphique « Teams vs Slack » car tout le monde l’a vu passé !).

Teams devient la solution dont tout le monde parle, mais pas nécessairement pour les mêmes raisons ni les mêmes fonctionnalités. Alors, concrètement, que permet Teams ?

 

Quelle est la valeur ajoutée de la solution Microsoft Teams ?

 

Teams, c’est d’abord et avant tout un espace d’échange, de conversation, de question et d’information à la communauté (ou aux personnes d’une équipe, d’un projet). Si un collaborateur demande quelque part dans une conversation « combien de personne travaille au marketing chez notre client Contoso », la réponse tout comme la question sera historisée et permettra à un autre collaborateur quelques semaines/mois plus tard de retrouver cette information.

« Votre usage vous suit partout ». En effet, un utilisateur de Teams est toujours dans le fil des informations, qu’il soit connecté (sur son PC, son smartphone, sur le Web…) ou non (« c’est le week-end et le week-end, je coupe ! »). Peut-importe, si l’information est importante, il sera notifiée à son retour et accédera facilement à l’information sans être obligé de dépiler une suite de 32 mails non lus.

Justement, un des avantages majeurs de Teams et de permettre aux organisations de limiter le plus possible les mails inutiles (mails dont vous êtes en copie car c’est important mais qu’à force et vu le nombre vous ne lisez plus). Vous êtes désormais notifier par un collaborateur, ou tout simplement car vous êtes abonné à tel flux d’information de telle équipe.

Vous accédez facilement aux informations disponibles dans vos solutions métiers, directement dans Teams, sans devoir ouvrir chacun des outils associés. Par exemple, votre équipe travail sur un client, un onglet affiche les informations de ce client provenant du CRM, un autre celles provenant de l’ERP, le dernier affiche la bibliothèque de documents qui regroupe ses contrats. 1 équipe, 1 point d’entrée, toutes les informations nécessaires. Au-delà des informations, vous agissez directement sur vos outils métiers (vous pouvez directement depuis Teams renseigner par exemple le compte-rendu de votre dernier échange téléphonique avec ce client, compte-rendu qui est positionné dans le CRM).

Teams c’est également un panel de fonctionnalités qui vous permet de collaborer nativement et facilement :

• Chat
• Visio conférence
• Enregistrement vidéo
• Partage d’écran, de tableau blanc, de documents
• Prise en main à distance, présentation interactive
• Planification de réunion (lié à votre Outlook, bien-sûr)
• Gestion de tâches
• Etc…

Depuis l’année 2019, Teams permet également de passer des appels téléphoniques. Je parle bien d’appels sortant vers des N° qui ne sont pas nécessairement de votre organisation (et qui surtout ne sont pas nécessairement des utilisateurs Teams). En ce sens, Teams devient un véritable outil de communication d’entreprise, y compris pour les appels sortant, pouvant être relié facilement à votre propre routeur d’appels et permettant des cas d’usage pratique : vous êtes sur la fiche CRM d’un client ? Cliquez sur son N°, Teams l’appelle.

Les fonctionnalités et possibilités de Teams sont nombreuses. Chez Manelto, plutôt que de lister l’intégralité des possibilités de la solution chez nos clients, nous préférons aborder le sujet par les besoins et les usages attendus de ce client… Charge à nous ensuite de lui présenter le bon « montage ».

 

Comment mettre en place Teams dans son organisation ?

 

Vous êtes convaincu par Teams et vous souhaitez migrer l’intégralité de votre organisation sous Teams ? Parfait, mais cela n’arrive pas souvent. Nous avons plutôt tendance à penser qu’il faut être « convaincu d’essayer ».

Parfois nous entendons « C’est facile, nous créons une équipe et en quelques clics, elle est connectée à toutes mes solutions et partagées à tous les collaborateurs ». Sur la partie technique, c’est assez vrai. Mais nous sommes convaincu qu’aborder ce sujet par un axe technique est une erreur.

• Par expérience, cette vision entraîne souvent l’apparition d’une équipe par collaborateur et par besoin… Un petit calcul simple de type exponentiel explique pourquoi le client se retrouve avec une myriade d’équipes…

Un projet Teams doit être éprouvé par l’essai-erreur. Cette méthode de mise en application rapide est conseillée avec un déploiement sur une petite équipe (ou concernant un sujet bien délimité). Cette démarche de POC (preuve de concept) est idéale sur plusieurs aspects :

• Elle permet d’itérer fréquemment sur des phases d’ajustements
• Ces modifications sont testées en usage réel très rapidement
• Les utilisateurs qui ont construit le POC ont collaborés pour sa mise en place, ils sont ensuite les meilleurs promoteurs internes pour déployer et accompagner une transformation plus conséquente de l’organisation

En synthèse, un peu d’accompagnement à la réflexion au démarrage, un peu d’accompagnement technique à sa mise en place, beaucoup de tests d’usage et d’expérimentation avec un cas concret.

La réussite d’une transition globale vers ce type de solution vient ensuite par l’accompagnement (qu’un partenaire peut fournir par son expertise technique et fonctionnel) et par l’animation (qui souvent est internalisée chez le client, soit par une personne en particulier, soit par chaque responsable d’équipe… c’est en fonction du contexte).

 

Si vous souhaitez aller plus loin dans votre compréhension de Teams, une démonstration sur un cas concret ou une analyse par l’expérience de la faisabilité d’un projet, je suis à votre écoute, n’hésitez-pas à nous contacter !