Dans l’écosystème Microsoft 365, la plus grande source de perte de temps, de désordre et d’erreurs de gouvernance provient d’une confusion simple : Quand un collaborateur doit-il stocker un fichier sur OneDrive, et quand doit-il le placer sur SharePoint ?
Pour les ETI, cette ambiguïté a un coût élevé : des documents critiques se retrouvent dans l’espace personnel (OneDrive), créant des problèmes d’accès et de pérennité si l’employé quitte l’entreprise. À l’inverse, des brouillons personnels sur SharePoint alourdissent la structure et ralentissent la recherche.
En tant que partenaire Microsoft, nous appliquons la Règle des 3C pour trancher immédiatement et garantir la sécurité et la continuité de vos données.
Le choix de la plateforme de stockage doit toujours être guidé par l’intention du document. La Règle des 3C est un cadre décisionnel simple pour l’ensemble de vos équipes :
C1 : Confidentialité Personnelle (OneDrive) : L’information n’est pas encore finalisée ou n’a pas vocation à être partagée largement. L’utilisateur est le seul propriétaire.
C2 : Collaboration d’Équipe (SharePoint) : Fichiers en production, projets actifs, documents gérés par un groupe de travail permanent (via Teams).
C3 : Centralisation Corporative (SharePoint Intranet) : Documents officiels, manuels, procédures validées, nécessitant un archivage et une diffusion contrôlée à l’échelle de l’entreprise.
OneDrive n’est pas une simple base de données ; il est votre disque dur dans le cloud au sein de Microsoft 365. Il est intrinsèquement lié à votre identifiant unique et est conçu pour le travail individuel, la synchronisation hors ligne, et le partage ciblé et temporaire.
Le risque majeur de OneDrive est le manque de pérennité. Si l’utilisateur quitte l’entreprise, l’accès au document est coupé. L’entreprise doit alors mettre en place des procédures lourdes pour récupérer les données, ce qui rompt la continuité du service. Le document critique d’entreprise n’a pas sa place sur OneDrive.
Utilisez OneDrive dans ces cas précis :
Vous êtes le seul à travailler sur le document et il est encore à l’état de brouillon ou de note personnelle.
Vous avez besoin d’accéder au fichier hors ligne via la synchronisation pour une productivité immédiate.
Vous partagez un document ponctuellement avec une ou deux personnes avant son transfert vers un espace d’équipe.
SharePoint est la colonne vertébrale des Sites d’Équipe et des canaux de Microsoft Teams. Son rôle est de pérenniser la donnée et de garantir l’accès à l’équipe, quelle que soit la rotation des effectifs.
Pérennité assurée : Dès qu’un fichier devient un « document de projet », il doit être déplacé vers SharePoint. Le propriétaire du document devient le Site d’Équipe, et non l’individu. Cela garantit l’accès continu, même en cas de départ ou de changement de poste.
Intégration et Workflow : L’intégration native avec la Power Platform est optimale sur SharePoint. Les workflows Power Automate (validation de documents, notifications automatiques) sont plus robustes et faciles à mettre en place sur les bibliothèques SharePoint.
La confusion entre SharePoint et OneDrive ne coûte pas seulement du temps ; elle crée des failles de sécurité et des problèmes de conformité, nécessitant l’intervention d’un prestataire Microsoft 365 spécialisé.
Le Risque : Le partage d’un fichier sensible depuis OneDrive avec un partenaire externe est géré individuellement. Cet accès est difficile à auditer et souvent oublié après la fin du projet.
La Solution SharePoint : SharePoint est conçu pour gérer les partages externes au niveau du Site d’Équipe. L’administrateur a une vue centralisée des accès invités pour l’ensemble du projet, permettant de révoquer facilement les droits. Le consultant Manelto aide à configurer cette gouvernance d’accès pour que le partage externe soit une action contrôlée et sécurisée.
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et les réglementations internes imposent de savoir où résident les données personnelles et de s’assurer de leur destruction après une certaine période.
La Solution : L’intégrateur définit des politiques de rétention (cycle de vie) dans SharePoint, via Microsoft Purview, pour que les documents non utilisés ou obsolètes soient automatiquement archivés ou supprimés. OneDrive, étant un espace personnel, n’est pas la bonne plateforme pour appliquer ces politiques de rétention d’entreprise complexes.
En comprenant que OneDrive est l’outil de la Flexibilité individuelle et SharePoint l’outil de la Gouvernance et du collectif, vous débloquez le plein potentiel de votre Modern Workplace. C’est en définissant ces règles claires et en s’assurant de leur adoption que l’on garantit la sécurité tout en maximisant la productivité.
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